Q-Eng

⑧今月のメールに対する返事
その2:別の時間帯を提案

今回は都合がつかない場合について考えてみましょう。ポールは、月曜日の午後は顧客とのミーティング、木曜・金曜はフランスからの来客で都合がつかない、という前提で、今月の由美のメールに返事を書いてみます。

Dear Yumi

I am afraid none of the suggested slots suits me. I have a client meeting on Monday afternoon, and I will have a visitor from France later that week.

I could adjust my schedule on Tue 19 and Wed 20, if it worked for the rest of the team.

Regards
Paul

メールの構成は、都合がつかない事実→その理由→調整可能な日程、という流れです。
一見事務的なメールに見えますが、中身は違います。
まず、I am afraid... 「残念ですが…」という一言で、申し訳ない気持ちを表しています。また、「もほかのチームメンバーの都合がつくなら19日と20日のスケジュールを調整できる」と提案し、何とか歩み寄ろうとしています。
このようなclear and conciseなメールでも、ちょっとしたフレーズを添え、相手の立場に立つことによって、協力姿勢を示すことができます。
自分らしさ(personal touch)を少し盛り込んで相手に対する親近感を出したいときは、このように工夫をすることができます。